【匯報技巧】遇少許變數也陣腳大亂？嘗試用少10倍時間去完成演講

　　大部份人準備presentation時，經常忽略咗presentation嘅結構問題，習慣用自己嘅思考方式去準備演講內容，直接將自己嘅思路完全地加於別人之上，令受眾未能掌握重點之餘，同時亦令內容失去吸引力。如果有一個好嘅內容結構，就算觀眾無親身參與會議或演講，只睇powerpoint都能夠輕易地掌握當中嘅重點。

 

「事實」與「建議」

 

　　演講內容通常由三部份組成，「背景」、「結果」、「建議」，背景同結果多數係「事實」。如果演講內容大部份只係「事實」，永遠都係最沈悶嘅演講，唯有「建議」先能夠令人感興趣。一般嘅演講，都係先由交代背景作引，之後討論事實以作為演講嘅基礎，最後加入建議帶觀眾進入另一個階段，而重點在於如何拿捏事實同建議所佔嘅比例。

 

　　可以的話，背景要盡量減少，假若結果係人所共知嘅事情，應嘗試將結果變成論點並加以討論，而建議應佔內容30%以上，就算係一啲較公式化嘅report或進度匯報，都儘量避免零建議。因為一個演講只得人所共知嘅事實，呢個只係一個陳述，而你亦會對演講失去價值。記緊一點，演講嘅價值在於建議嘅質與量，有貢獻嘅論點，才能突顯你喺會議上嘅價值。

 

一張slide，一個重點

 

　　有時因為想豐富內容，不自覺地會越寫越多，但當一張side內有太多論點，就會變得累贅，令人難以掌握。每當準備powerpoint時，嘗試喺每張slide寫下一句conclusion，令自己更清晰。如果要用多過一句先可以作結，就有需要作出改善，可能係重點過多或放錯重點。外國較「學術派」嘅演講者會將conclusion當作slide嘅headline，令slide更簡潔易明。亦有人會將conclusion放於note內備用，假若時間趕急，就取而代之只講conclusion。

 

死記爛背唔代表融會貫通

 

　　多數人rehearsal時只會背完一次又一次，直至滾瓜爛熟為止。但其實死記爛背並唔代表真正融會貫通，只要present過程中有一點兒嘅變數，就即刻會打亂你整個演講。當每次為演講作rehearsal準備時，嘗試作一個「50%，25%，10%」嘅練習。意思係，假若你嘅演講原定需時20分鐘的話，嘗試以10分鐘、5分鐘、2分鐘去完成你嘅演講。如果能夠輕易地喺不同情況下拿出必要嘅重點，同時亦能保持流暢度，就代表你真正駕馭整個演講。多做以上練習，比你死背script更有意義。

 

　　唔同人做演講都有自己一套表達嘅手法，冇絕對啱或錯嘅方法，只有適唔適合自己嘅方法，同時亦能配合當時環境及聽眾嘅方法。多留意自己嘅演講內容同結構，除咗對演講有幫助之外，亦可以加強你思考方式同組織能力。

 

 

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