夏日將至，是不少朋友放假休息的時間。

 

　　發電郵後收到automatic vacation response/alert（亦常稱為out-of-office reply/ notice) 最平常不過。但收到像下面這個out-of-office reply 時，大家又有何感想？

 

 “I'm taking my compensation leave going to South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. Cathy Zhou at 86-20-11111111.  If it is non-urgent, you can send it to info@wealthybusiness.com . Thank you. ”

 

　　不要小看這個「一句起兩句止」的out-of-office reply。要知道無論是信函、電郵、還是out-of-office reply，只要是出自閣下手筆的檔，它就是閣下對外的「面目」，是閣下的代表。寫得好不好，也直接應響對方對你的專業印象。

 

　　以上的out-of-office reply 犯了幾個毛病。要告知對方自己正在放假，實無可厚非。然而閣下放的是補假compensation leave (又稱time in lieu）、還是unpaid leave of absence (無薪假期) 均與對方甚無關係，不必畫蛇添足。

 

　　在北美州，產假 (maternity leave) 由四星期至一年不等。放這類較長假期的朋友，在out-of-office reply寫上放假的理由，當然可以理解。

 

　　此外，閣下假期的活動，是私人的事情，與公事無關。因此無論你放假去長洲搶包山、還是到南非捧世界盃場，也毋須在自動回覆電郵中多作解釋。

 

　　錯用代名詞pronoun，是不少華人朋友常犯的錯誤。第二及第三句中所用的代名詞 it (If it is urgent、以及 If it is not urgent) 便是一些例子。

 

　　這個it，到底代表甚麼呢？估算應該是「重要事情」urgent matters 吧！那麽，是否該直接用For urgent matters, please contact Ms. Cathy Zhou 呢？

 

　　那麽非重要事情non-urgent matters 又該如何處理？

 

　　試問有那一位發電郵者會認為：「啊，我剛才所發的電郵其實並不重要，你給我第168號籌吧！先處理其他人的事情，待有空閒的時間，才覆我也不打緊的。」

 

　　因此在out-of-office 中，不需（亦不該）用non-urgent matters 這字。

 

　　在留下代辦公事聯絡人的資料時，除了電話號碼外，最好加上其電郵地址，好讓對方可容易地把電郵轉發給代聯絡人。

 

　　在表示將電郵轉發到代辦公事聯絡人時，用redirect 會比send或resend較為恰當。

 

 

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